Auf dem Weg zur Selbst-organisation
Challenge

Die Herausforderung

Wie können wir in unserer Organisation mehr Selbstorganisation ermöglichen und gleichzeitig Ressourcen schonen durch klare Kompetenzen und schlanke Prozesse?

Wir haben die Organisation zwei Jahre auf dem Weg in die Selbstorganisation begleitet. Jetzt ist das kleine Unternehmen schlank und agil organisiert und lernend unterwegs. 

Die Kundin

Verein Waldkinder St.Gallen

Methoden

#Soziokratie 3.0   #Entscheiden im Konsent.  #Prozessdesign  #Appreciative Inquiry 

Jahr

2018-2020

Die Ernte

Ergebnis
  • effizientere Sitzungen
  • neue Talente entdeckt bei Mitarbeitenden
  • Klärung und Entflechtung der Aufgaben der Geschäftstelle > Professionalisierung und Fokussierung
  • Entlastung des Vorstandes von operativen Aufgaben
  • Klärung von Aufgaben und Kompetenzen der einzelnen Domänen bzw. Teams und gleichzeitig mehr Agilität
Prozess

Der Gemeinsame Weg

Schritt #1
> Konsententscheid aller Mitarbeitenden
> Wahl einer Begleitgruppe, Konkretisierung von Treiber, Auftrag und Erfolgskriterien der Organisationsentwicklung
Schritt #2
> Erkunden und Prototyping
> Gemeinsame Weiterbildung und gleichzeitige Anwendung von S3-Mustern
> Auswahl von 4 Pilot-Teams zum Testen von Mustern aus Soziokratie 3.0
Schritt #3
Weiterentwicklung der Organisationsstruktur:
Erarbeitung einer optimierten Organisationsstruktur und von entsprechenden Domänenbeschreibungen
Schritt #4
Einbettung in den Alltag:
> Klärung von Schnittstellen
> interne Schulung
> Evaluation und Übergang in ordentlichen Betrieb bzw. regelmässige Lernzyklen
Herbst 2018
Jan.-Juni 2019
Juni-Okt. 2019
seit Okt. 2019
Stimme

“Hätten wir nicht unsere Kompetenzen geklärt und dank Soziokratie 3.0 schlankere Prozesse etabliert, hätten wir die Vakanz auf der Geschäftsstelle nicht überlebt.”

Einblicke

Geschichte

Der Verein Waldkinder St.Gallen blickt auf eine 20 jährige Geschichte zurück. Seither ist der Verein stark gewachsen und mit ihm die Strukturen. Von einer urprünglichen Startup-Mentalität, in der sich jede*r zuständig fühlte und gleichzeitig auch mitbestimmen wollte, hat sich die Organisation ausdifferenziert in verschiedene Gremien mit unterschiedlichen Zuständigkeiten. Die Kultur hat sich nicht kongruent mit den formellen Strukturen verändert, was immer wieder zu Missverständnissen und Doppelspurigkeiten führt. Gleichzeitig sind die Ressourcen knapp und die Arbeitsbelastung hoch.

spannende Herausforderung

Vor diesem Hintergrund kam der Verein mit dem Anliegen auf uns zu, die Organisation gesund weiterzuentwickeln. Insbesondere sollen Entscheidprozesse geklärt bzw. beschleunigt und Abläufe sowie Strukturen verschlankt werden. Damit soll die Organisation agiler werden und gerüstet sein, sich auch künftig in gesundem Masse weiterzuentwickeln.

Wir haben zunächst eine Projektgruppe gebildet, die das ganze System repräsentiert. Der Vorstand, das pädagogische Team und die Geschäftsstelle sind darin vertreten und lassen ihr Wissen und ihre Erfahrungen einfliessen.

In der Projektgruppe haben wir nochmals geklärt, wo die grössten Spannungen bestehen, die wir angehen wollen. So haben wir schnell einzelne Muster aus Soziokratie eingeführt und ausprobiert. Verschiedene Pilot-Teams haben sie getestet. Das Fazit war: Wir müssen etwas Neues lernen, das ist mit Aufwand verbunden. Der Preis: Wir haben nun effizientere Sitzungen und kommen schneller zu Entscheidungen. Das war doch schonmal was. Wir waren auf der richtigen Spur.

Parallel dazu haben wir mit den einzelnen Bereichen ihre Domänen (Zuständigkeiten, Ressourcen, Aufgaben) geklärt. So entstand langsam ein Bild, wie die sich die einzelnen Domänen sinnvoll abgrenzen und zusammenarbeiten.

Schritt für Schritt – eine Gratwanderung zwischen Neuem und Bewährtem

Zweimal kamen im Jahr 2019 alle Mitarbeitenden und der Vorstand für 1.5 Tage zusammen, um gemeinsam die neuen Muster aus Soziokratie zu erlernen, sich gegenseitig auf den neuesten Stand der Entwicklung zu bringen und die Weichen für die weiteren Schritte zu stellen.

Inzwischen kristallisiert sich – Schritt für Schritt – ein Bild von Waldkinder St.Gallen 2.0 heraus. Zwar sind noch viele Frage offen und viele Details zu klären. Dennoch. Es geht voran.

Wir sind gefordert, die Balance zu halten zwischen Neuem wagen und Bewahren, was gut funktioniert. Neues führt immer auch zu Verunsicherung. Eine grosse Herausforderung besteht darin, dass – insbesondere auf der Geschäftsstelle – die finanziellen und personellen Ressourcen knapp sind. Daher müssen wir behutsam vorgehen und dürfen das System nicht mit Neuem überfordern.

Das Prinzip von “gut genug für jetzt und sicher genug, um es zu testen” ist sehr hilfreich auf diesem Weg. Die Lust der Mitarbeitenden, Neues zu lernen, das gleichzeitig die Arbeit erleichtert, ist gross. Und so gehen wir Schritt für Schritt voran und festigen gemeinsam eine neue Kultur von Zusammenarbeit.

Wir freuen uns sehr über dieses Arbeits- und Lernfeld.